Kennzahlen-Cockpit für die Hochschulverwaltung, das auf Quellen zeigt
Welche Angaben sind veraltet, wo widersprechen sich zwei Stellen, welcher Studiengang ist unvollständig dokumentiert. Das Cockpit führt den Stand zusammen und benennt zu jeder Auffälligkeit die zuständige Stelle.
Die Fragen, die vor jeder Sitzung gestellt werden
Und für deren Beantwortung heute jemand einen halben Tag lang Tabellen zusammensucht.
Ein Bild statt zwölf Tabellen
Studiengänge, Quellen, Fristen und Bearbeitungsstände liegen heute in verschiedenen Dateien und Köpfen. Das Cockpit führt sie an einer Stelle zusammen.
Veraltete Angaben finden
Sichtbar wird, welche Modulhandbücher, Ordnungen und Webseiten seit wann unverändert sind. Alte Angaben fallen auf, bevor jemand danach handelt.
Widersprüche zwischen Quellen
Wenn zwei Stellen unterschiedliche Fristen oder Regelstudienzeiten nennen, wird der Widerspruch benannt statt stillschweigend weitergetragen.
Vollständigkeit je Studiengang
Für jeden Studiengang ist ablesbar, welche Angaben vorliegen und welche fehlen. Das ist die Vorarbeit für jede Akkreditierung.
Auskunftslage messbar machen
Zusammen mit HiWi+ Chat wird sichtbar, welche Fragen gestellt werden und wo keine Quelle vorliegt. Aus Lücken werden Aufgaben.
Berichte ohne Sammelarbeit
Der Monatsbericht für Dekanat oder Hochschulleitung entsteht aus dem laufenden Bestand, statt vor jeder Sitzung neu zusammengetragen zu werden.
Entwicklung über die Zeit
Nicht nur der heutige Stand, sondern der Verlauf. Ob es besser wird, ist die Frage, die im Gremium wirklich gestellt wird.
Zuständigkeiten sichtbar
Zu jeder Lücke gehört eine Stelle, die sie schließen kann. Ohne das bleibt ein Bericht folgenlos.
Vom Bestand zur Aufgabenliste
Vier Schritte, und der vierte ist der, an dem sich entscheidet, ob ein Bericht folgenlos bleibt.
Quellen anbinden
Webseiten, Ordnungen, Modulhandbücher und vorhandene Übersichten werden eingelesen. Ohne dass Ihre Systeme dafür umgebaut werden.
Kennzahlen festlegen
Gemeinsam wird bestimmt, was gemessen wird. Nicht alles, was zählbar ist, ist auch aussagekräftig.
Laufend auswerten
Der Bestand wird regelmäßig geprüft. Änderungen, Lücken und Widersprüche werden fortgeschrieben statt einmalig erhoben.
Berichten und handeln
Aus dem Stand entsteht der Bericht und je Auffälligkeit ein Hinweis an die Stelle, die etwas ändern kann.
Woran sich ein brauchbares Cockpit erkennen lässt
Kennzahlen sind schnell erzeugt. Diese vier Punkte entscheiden darüber, ob jemand ihnen glaubt und danach handelt.
Was das Cockpit zeigt
Übersicht
Der aktuelle Stand über alle Studiengänge und Quellen, mit den Werten, die Sie festgelegt haben.
Entwicklung
Der Verlauf über Wochen und Semester. Sichtbar wird, ob eine Maßnahme gewirkt hat oder nur besprochen wurde.
Auffälligkeiten
Veraltete Quellen, widersprüchliche Angaben und fehlende Pflichtangaben, jeweils mit der zuständigen Stelle.
Berichte
Monats- und Semesterbericht als PDF, automatisch erzeugt, auf Wunsch direkt an einen Verteiler.
Was das Cockpit bewusst nicht tut
Ein Auswertungswerkzeug wird gefährlich, wenn unklar bleibt, worüber es eigentlich Auskunft gibt.
Hochschule Karlsruhe
HiWi+ ist an der Hochschule Karlsruhe im Einsatz und wurde gemeinsam mit den dortigen Fachbereichen entwickelt, entlang echter Abläufe und nicht am Schreibtisch.
„Uns ging es vor allem darum, administrative Abläufe und Arbeit in der Fakultät zu reduzieren und gleichzeitig den Studierenden einen besseren Service zu bieten, beispielsweise mit dem Fakultäts-Chatbot, dem sie rund um die Uhr Fragen rund um das Studium stellen können. Die HiWi+ Module sind zwar für unsere konkreten Bedürfnisse an der Fakultät entwickelt worden, sind aber sicher auch bestens nutzbar für viele andere Bildungseinrichtungen.“
Was Hochschulen vor der Einführung fragen
Nein, und das ist bewusst so gebaut. Ausgewertet werden Dokumente, Quellen und Auskunftslagen, nicht die Arbeit einzelner Personen. Diese Frage kommt in jedem Gespräch mit dem Personalrat, deshalb steht die Antwort schon in der Bauweise: Es gibt keine personenbezogene Auswertung.
Nein. Das Cockpit liest vorhandene Quellen, also Webseiten, Ordnungen, Modulhandbücher und bestehende Übersichten. Es ersetzt kein Campus-Management-System und verlangt keine Migration.
Aus Ihren eigenen Quellen. Zu jedem Wert lässt sich aufklappen, aus welchen Dokumenten und Seiten er entstanden ist. Was sich nicht zurückführen lässt, wird nicht als Kennzahl ausgewiesen.
Das hängt davon ab, was Sie steuern wollen. Bewährt haben sich Vollständigkeit und Aktualität der Angaben je Studiengang, die Zahl widersprüchlicher Quellen und, zusammen mit HiWi+ Chat, der Anteil der Fragen, für die keine Quelle vorliegt. Wir legen das im Erstgespräch gemeinsam fest, statt eine Standardliste auszurollen.
Ja, und dort entsteht der größte Nutzen. Der Chat zeigt, was tatsächlich gefragt wird, das Cockpit zeigt, wo die Quellenlage dafür fehlt. Zusammen ergibt das eine Aufgabenliste statt zweier Auswertungen.
Sie legen Rollen fest, auf Wunsch über Ihr Identitätsmanagement. Üblich ist ein lesender Zugang für Dekanat und Leitung und ein pflegender für die Redaktion.
Mit einer Fakultät anfangen
Wir lesen die Quellen einer Fakultät ein und zeigen den Stand, den Sie heute haben. Erfahrungsgemäß ist das erste Ergebnis unbequem und genau deshalb nützlich.