Prompt-Bibliothek für Hochschulen, mit Freigabe und Verlauf
Die guten Formulierungen liegen heute in Chatverläufen und einzelnen Köpfen. HiWi+ Prompt-Bibliothek macht daraus einen geprüften Bestand: benannt, freigegeben, versioniert und über Fakultäten hinweg einheitlich.
Wofür eine Bibliothek den Unterschied macht
Der Nutzen entsteht selten beim ersten Einsatz, sondern beim zwanzigsten und dann, wenn die Person geht, die es am besten konnte.
Aus verstreut wird auffindbar
Heute liegen die guten Formulierungen in Notizen, Chatverläufen und einzelnen Köpfen. Danach liegen sie an einer Stelle, benannt und wiederauffindbar.
Einheitliche Antworten im Prüfungsamt
Wenn drei Personen dieselbe Anfrage beantworten, sollte dreimal dasselbe herauskommen. Eine geteilte Vorlage sorgt dafür.
KI-Leitlinie in die Praxis bringen
Viele Einrichtungen haben eine Leitlinie beschlossen. Freigegebene Vorlagen sind die Form, in der sie im Alltag tatsächlich ankommt.
Wissen bleibt bei der Einrichtung
Wenn die Person wechselt, die es am besten konnte, bleibt die Vorlage. Das ist der eigentliche Wert der Bibliothek.
Einarbeitung neuer Kräfte
Studentische Hilfskräfte und neue Mitarbeitende starten mit geprüften Vorlagen statt mit einem leeren Feld.
Änderungen kontrolliert ausrollen
Ändert sich eine Frist oder eine Regelung, wird die Vorlage einmal angepasst und gilt danach überall in derselben Fassung.
Zurück zur vorigen Fassung
Wenn sich eine Änderung nicht bewährt, wird die vorherige Fassung wiederhergestellt. Der Verlauf bleibt vollständig erhalten.
Bausteine statt Doppelarbeit
Wiederkehrende Teile wie Anrede, Datenschutzhinweis oder Signatur werden einmal gepflegt und in viele Vorlagen eingesetzt.
Vom verstreuten Bestand zur verbindlichen Fassung
Vier Schritte, und der dritte ist der, den Sammlungen in gemeinsamen Ordnern nicht haben.
Bestand einsammeln
Was heute im Haus benutzt wird, wird zusammengetragen. Der erste Bestand kommt fast immer aus vorhandenen Chatverläufen.
Ordnen und benennen
Vorlagen bekommen Zweck, Bereich und Platzhalter. Erst dadurch findet sie jemand wieder, der sie nicht selbst geschrieben hat.
Prüfen und freigeben
Schreiben, Prüfen und Freigeben sind getrennte Rollen. Ohne Freigabe wird keine Fassung ausgerollt.
Nutzen und nachschärfen
Aus der Anwendung entstehen Verbesserungen. Jede Änderung erzeugt eine neue Fassung, die alte bleibt erhalten.
Was eine Bibliothek von einer Sammlung unterscheidet
Sammeln kann man in jedem Ordner. Verbindlich wird es erst durch diese vier Punkte.
Was zum Modul gehört
Bibliothek
Alle Vorlagen mit Zweck, Bereich und Schlagworten. Durchsuchbar auch für Personen, die den Namen nicht kennen.
Verlauf und Freigaben
Jede Fassung mit Zeitpunkt, Person und Änderungsgrund. Die freigegebene Fassung ist erkennbar, ältere bleiben abrufbar.
Bausteine und Platzhalter
Wiederkehrende Textteile und Felder wie Studiengang oder Semester, einmal gepflegt und überall eingesetzt.
Rollen und Bereiche
Getrennte Rechte für Schreiben, Prüfen und Freigeben, je Fakultät oder Einrichtung, auf Wunsch über Ihr Identitätsmanagement.
Was die Bibliothek nicht leistet
Eine Bibliothek ordnet Wissen. Sie ersetzt weder die Entscheidung darüber, was erlaubt ist, noch die Pflege.
Hochschule Karlsruhe
HiWi+ ist an der Hochschule Karlsruhe im Einsatz und wurde gemeinsam mit den dortigen Fachbereichen entwickelt, entlang echter Abläufe und nicht am Schreibtisch.
„Uns ging es vor allem darum, administrative Abläufe und Arbeit in der Fakultät zu reduzieren und gleichzeitig den Studierenden einen besseren Service zu bieten, beispielsweise mit dem Fakultäts-Chatbot, dem sie rund um die Uhr Fragen rund um das Studium stellen können. Die HiWi+ Module sind zwar für unsere konkreten Bedürfnisse an der Fakultät entwickelt worden, sind aber sicher auch bestens nutzbar für viele andere Bildungseinrichtungen.“
Was Hochschulen vor der Einführung fragen
Weil dort drei Dinge fehlen: eine Freigabe, ein Verlauf und die Gewissheit, welche Fassung gerade gilt. Genau daran entscheidet sich, ob eine Vorlage in einer Behörde oder Hochschule verbindlich benutzt werden darf.
Mit dem, was im Haus schon benutzt wird. Der erste Bestand kommt fast immer aus vorhandenen Chatverläufen und Notizen einzelner Personen. Daraus entstehen zehn bis zwanzig geprüfte Vorlagen, und das ist der Punkt, an dem eine Bibliothek beginnt, sich zu tragen.
Das legen Sie fest. Wichtig ist die Trennung: Wer schreibt, gibt nicht selbst frei. Üblich ist eine fachlich verantwortliche Person je Bereich, auf Wunsch angebunden an Ihr Identitätsmanagement.
Ja, das ist der praktische Nutzen. Eine Leitlinie beschreibt, was erlaubt ist. Freigegebene Vorlagen sind die Form, in der das im Alltag ankommt, ohne dass jemand ein Regelwerk lesen muss.
Ja. Der Bestand lässt sich jederzeit vollständig exportieren. Er ist Ihr Arbeitsergebnis und nicht an unsere Plattform gebunden.
Ja, auf Ebene der Vorlagen: welche aufgerufen werden und welche seit Monaten niemand mehr benutzt. Das ist eine Aussage über den Bestand, nicht über einzelne Personen.
Mit dem anfangen, was schon da ist
Wir sehen uns an, was in Ihrem Haus heute benutzt wird, und zeigen, wie daraus ein geprüfter Bestand mit Freigabe und Verlauf wird. Meist reichen zehn bis zwanzig Vorlagen für den Anfang.